【商業英語】商務溝通的8大秘訣（Frankie Chan）

商務溝通的8大秘訣

一位成功的CEO曾經說過：“A person’s success depends not only on what they say, but how they say it.”，即是說一個人的成功不單取決於「他說什麼」，亦同時取決於「他怎樣說」。若要成為職場上的英語溝通達人，除了要掌握「怎樣說」的說話技巧外，還需要好好調整個人的心態與行為，相信以下的8大秘訣，能提升你在職場的溝通能力。

1. 稱呼有禮

在商務往來中，我們必須要記住同事及客戶的名字，當我們能記得別人的名字，別人自然會記得我們。另外，我們要盡量避免使用 Dear Sir/ Madam這類過分客套的稱呼。大家要緊記，在商業世界中，我們必須要建立個人的網路（building relationships），這對將來的商務往來一定有莫大的益處。

1. 專業形象

“Looking businesslike is the first step to acting businesslike”，專業的形象是商務成功的第一步。外表整潔、衣冠楚楚的（well-groomed）人士，自然更容易得到別人的認真看待（take you more seriously）。此外，要看起來更有自信，就要適當地運用身體語言（body language）、經常保持眼神交流（eye contact）及保持良好的姿勢（good posture）。

1. 態度中肯

如果你的態度過於拘謹（too formal），別人在你身邊不會感到舒服（not at ease around you）；但如果表現得太過隨便（too casual），又會使人覺得你過於散慢，不會認真對待（not take you seriously），因此我們要取之平衡（aim for the middle ground）。

1. 迅速回覆

及時回覆重要的電郵及電話，如需要離開辦公室多於一天，應事先通知其他同事及有關客戶。

1. 清晰簡潔

在溝通時，要直接及迅速地闡述問題的關鍵（get to the crux of the matter directly and quickly），避免轉彎抹角。 另外，當約會客戶時，請清楚給予對方一些提示（reminder）及背景資料（background information），好讓對方了解你的身份與意向。

1. 保持安靜

“Communication is a two way street.”，既然溝通是雙向的，我們就必須要耐心傾聽他人的意見，切勿於別人說話時打岔（interrupt），以及忽略有建設性的批評（constructive criticism）。如果別人覺得你認真聆聽（genuinely listen），自然也會樂意傾聽你的說話，因此在適當時候 keep quiet，其實也是溝通的秘訣。

1. 保持冷靜

任何工作都會出現突發情況，發脾氣（losing your temper）不但不能解決問題，還會使事情變得更複雜（complicate things）。因此，你要保持冷靜（keep your cool），並要表現出你能承受壓力（handle stress），臨危不亂，上司自然會賞識並給予更重要的職責。

1. 善用開場白

• 主持會議需要所有出席的同事注意力集中，而最好的開始會議方法就是直接陳述，如“The purpose of today’s meeting is to decide on the new company logo.”，應避免使用間接陳述，如“Well, here’s the agenda.”或“Maybe we should get started.”，那你會立刻失去其他人的注意力。
• 當上司詢問你的意見時，你可以“ I recommend…”或“I suggest…”作為回覆的開首。此外，你也可使用較有權威性的語氣回答，並使用should而非could，這可使你的語調更肯定。例如：“I recommend we consider different vendors.”會比 “Maybe we could think about different vendors.”語調更強而有力。
• 如果你想向對方表示你對事件非常肯定的話，你可以使用“I’m positive that…”或“I really feel that… ”來開始回覆，如“ I’m positive that it’s the client’s fault.”，這就如在說「我很肯定，那你也應該肯定吧！」。
• 討論商務有時會離題，因此你需要用一種技巧來讓別人重新集中注意力。這時候，我們以說“Let’s move on to the next point.”。另外，切勿使用 Maybe或Um來開始你的說話，這樣就可以保證你始終擁有討論的控制權。
• 當你要否定別人的意見時，必須要堅定地表達，否則會很容易被人忽略。“I’m afraid I can’t agree with this proposal.”比“Well, I’m not sure, it doesn’t seem like it will work.”有效得多。