https://www.hk01.com/
1.未寫完而不小心按了發送
當email寫到一半時，你想開新一段，按了enter鍵，卻神推鬼擁地發送了，一定很難保持冷靜吧？尤其是當你看到那本身想修改的email，滿是錯別字、毫無修飾及有些容易令人誤解的用詞，確是會非常懊惱。
然而，不要再花時間研究那篇已發送的草稿有多差，或考究對方是否看了這封email，你首要做的事，是深呼吸並把握時間重新寫過一篇完整的email，並盡快補發。
可在email的起始加上以下一句：
I made the mistake of clicking send before finishing the email, so please disregard the previous one. Sorry for the confusion!
﹙我之前在發送前發生了點意外，所以請忽略前一封email，對造成不便，我感到抱歉！﹚
不要再花時間研究那篇已發送的草稿有多差，或考究對方是否看了這封email，你首要做的事，是深呼吸並把握時間重新寫過一篇完整的email。﹙GettyImages/VCG﹚
2.回覆了所有人
通常回覆了所有人的情境有二，一是你發送的雖不是機密文件，但卻不是每個人都想讀到的東西，例如一封關於老闆放假的度假安排；二是你本想與幾位熟絡的同事分享一個衰同事的言行，但卻錯手發送了給全公司的人。
情境一可以怎樣追加一個email？
即睇範例：
Hi [group you replied all to],
Whoops—that was intended for [original recipient]. I apologize for clogging up your inbox!
﹙你好[你錯手發送的團體]：
哎呀，那是應該是給[收件人]的email，佔了你收件箱的空位真的很抱歉！﹚
情境二又可以怎樣寫？
即睇範例：
Sorry for clogging up your inbox! I’m sure that email’s easily misconstrued out of context—please disregard it.
﹙對不起佔了你收件箱的位置，上一封email一定令你很困惑，請你忽略它吧。﹚
然而，雖發送了這段字，但你還未脫離困境的！這不是一個可以容易一兩句便解決的情況，不論你多怕尷尬，你都需要面對面地向你諷刺的對象道歉。
雖發送了這段字，但你還未脫離困境的！這不是一個可以容易一兩句便解決的情況，不論你多怕尷尬，你都需要面對面地向你諷刺的對象道歉。﹙GettyImages/VCG﹚
3.串錯了一個令人難以明白的字
平日一般的錯別字並不需要特別補發送一個email去解釋，但當你一時發神經，串了一些令人難以理解的錯字，或寫錯了一些詞語令你整句句子的意思改變，而你不想對方視你為文盲，那就要好好地解釋了。
可以怎樣寫？即睇範例：
Wow, I meant to type [correctly spelled word(s)], not what I sent earlier! Here’s to doing spell check more often.
﹙嘩，我原意是打[正確的寫法或串法]，而不是我之前那封email提的那樣！我以後會多做錯字檢查了。﹚
串了一些令人難以理解的錯字，或寫錯了一些詞語令你整句句子的意思改變，而你不想對方視你為文盲，那就要好好地解釋了。﹙GettyImages/VCG﹚
4.發送予錯誤的對象
這次同樣有兩個情境，一是你原本打算發送email予同事A，但卻不小心發送了給同事B；二是你發送了email予公司以外的人。
當應付情境一時，你可以這樣寫：
I’m sorry, this email was written for someone else! I know you receive tons of messages, so feel free to delete this one.
﹙對不起，這封email是寫給其他人的。我知道你已經收到了海量的訊息，你可以隨便删除這一個。」
情境二比較難應付，你要先向上司請示，並洩露資訊內容的敏感程度，如是否公司機密，然後等待上司的指示，向對方道歉並禮貌請對方删除訊息。
﹙資料來源：The Muse﹚
No comments:
Post a Comment