【商業英語】6招修飾商務報告句子結構（Frankie Chan）

無疑商務報告應要清晰簡潔（讀者可參照上星期的ABCD法則），但這並不代表我們只能以最簡單的句子結構來表達。假如報告內的所有句子，都是最簡單的SVO 句型（即主語、動詞、賓語），縱使達到了清楚易明的效果，卻會給人幼稚、不成熟、不夠專業的感覺。因此，要適當地把句子結構修飾，使其多樣化，把語言文字帶到一個更高層次的境界。

以下是一些商務報告常見的句子結構:

1. 有效地使用複雜句式（Effectively Use Complex Sentence Structures）
在一些情況下，大多數的句子都會用上同一個主語（subject）。這時便可把這些句子，以一個較複雜的句式，有效地串連起來，把報告的語言帶到更高層次。
例如：

• The content of the new conference pack will be similar to the previous ones shipped to other countries, but will be tailored to electronic media and will either be emailed or sent on a CD ROM to our participants.

2. 使用名詞短語（Use Noun Phrases）
正確地使用名詞短語，有助使報告的語氣更正規。可是，切勿濫用名詞短語，因這會把文字變得過分艱深複雜，使讀者難以掌握內容。
例如：

• The rectification of this problem can be achieved by insertion of a wedge.

3. 使用動詞不定式（Use Infinitives）
可以使用動詞不定式（即to + 動詞）來表示目的。
例如：

• To streamline the internal approval process, it is recommended that the following be considered.
• To improve work efficiency, it is suggested that the following behaviour be banned in the office.

4. 使用動名詞（Use Gerunds）
動名詞即是在動詞後加上ing，而使它成為一個名詞。使用動名詞可以避免經常以人物作為句子的主語，這也是商業書信常見的句子結構。
例如：

• Acquiring practical work experience is of paramount importance in winning promotion in a company.

5. 使用分詞短語（Use Participle Phrases）
在句子的開端使用分詞短語，有助進一步修飾主語，給主語更多的描述。而句子結構也能變得多樣化，打破刻板的敘述。
例如：

• Acknowledging the potential problems of this matter, our team should plan our next step strategically.
• Armed with this information, our customers will be able to make strategic decisions.

6. 使用介詞短語（Use Prepositional Phrases）
同樣地，以介詞短語作句子的開首，可有效地使句子結構多樣化。
例如：

• With the convenient access to our online order tracking system, customers can generate and print order status and service reports instantly.
• By signing the agreement, both parties will certify that they have read and understood the content of the agreement.

Frankie Chan