在職場生涯中，難免要撰寫長長短短的報告，匯報公務的進展或結果。最常見的商務報告包括：調查報告(Investigative Reports)、意見調查報告(Survey Reports)、市場調查報告(Market Research Reports)、每週報告(Weekly Reports)、每月報告(Monthly Reports)、週年報告 (Annual Report)、進展報告 (Progress Reports)、可行性研究報告(Feasibility Reports)等。
即使這些報告各有特點，但基本上都遵循商務英語報告的寫作原則。一般來說，撰寫英語商務報告，有以下4個簡易步驟：
資料搜集一般可以採取口頭或書面形式，口頭形式包括透過面對面(face-to-face)的會面或電話來獲得相關的資料；而書面形式則是以備忘錄(memos)、電郵(emails)、問卷調查(questionnaires)等方式，向公司內部或外部索取所需資訊。此外，查閱公司相關材料（如產品目錄、價格單等），也屬於書面搜集訊息的方法。
2. 計劃結構 (planning the structure)
當完成搜集所需資料後，便要確定寫作報告的目的(writing purpose)，然後對收集到的資料進行分析、整理、分類，以及刪減無關重要的信息。接著，應按照信息的重要程度，進行合理的排序，再列成大綱(mind-map)。
如需要擺放圖表或插圖，也可在這個階段，確定它們在報告的位置。可惜，不少人會跳過起大綱這步驟，直接把想到的東西寫在報告上，結果內容雜亂無章，愈寫愈慢。
3. 撰寫草稿 (writing the draft)
根據報告的特定格式，可以使用整理好的資料及剛才的大綱，開始撰寫報告的每一個章節及部分。在這個階段，只需要把意思先以英語寫出，不要刻意過分修飾詞彙與句式。
4. 校對編輯 (proofreading and editing)
校對與編輯是寫作報告的最後一個步驟，也是極其重要的一個過程。遺憾的是，這個程序往往被人忽視。報告完成後，應全面地、仔細地檢查報告的語言及內容。時間許可的話，應進行多次校對，或請英語程度較高的同事幫忙。
語言方面，要小心留意文法(grammar)、串字(spelling－雖然Word 有spell check，但有些串字錯誤是不被察覺的)、標點符號(punctuation)、措辭(vocabulary)、語氣風格(tone and style)等。
至於內容方面，要認真檢查觀點、數據、圖表等。檢查完畢後，要因應讀者對象，對報告進行編輯（例如是否需要把專有名詞及行內術語改掉），盡量令報告方便讀者閱讀。假若故作艱深，為拋書包而拋書包，必會弄巧反拙，失去有效匯報資料的目的。
Frankie Chan
MA in English Languag
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