商業報告應要遵守的ABCD 原則，即是Accurate、Brief、Clear、Decisive。文章最後會並列出兩個有關語言文字上的提示。
A – Accurate（內容準確無誤）
報告的準確性不僅是指文法（grammar）、標點（punctuation）與串字（spelling），更重要是其內容要敘述正確、實事求是，準確無誤是報告寫作的基本原則。
B – Brief（內容簡明扼要）
報告的長度，一般取決於內容及其正式程度。正式報告（formal reports）的篇幅一般會較長，而非正式的（informal reports）則會較短。不論哪種報告，使用的語言必須簡潔、流暢、切忌囉嗦冗長（verbose），務求以最少文字，完整及清楚地表達所需意思。
（詳情讀者可搜尋筆者兩年半前的文章「講重點－踢走冗長字句」）
C – Clear（結構清晰）
以清晰標題與副標題，表示不同的部分、段落、層次、要點等，從而加強邏輯性，使讀者一目了然。
D - Decisive（建議果斷明確）
多數報告都會有建議及結論的部分，同時也是報告的核心。因此撰寫時，應確保該部分是經過充分的論證而得出， 而且點子要明確果斷，切忌模棱兩可。
除了以上的ABCD，撰寫英語商業報告時， 還要著重修飾語言文字，例如適當地使用被動式及較高階的詞彙。
1. 使用被動式 （Use Passive Voice）
在某些情況，我們會把重點放在過程上，至於是誰把事情完成，並不重要，不值一提。這時便需要用被動式，帶出動作已被完成，而把主語（subject）刪掉。
例如：
商業報告中，切忌使用口語化的詞彙，如 good、bad、nice、huge、get、kind of等；相反地，使用一些較為正規的用詞，甚至一些較高層次的詞彙，可給人專業、認真的感覺。
例如：
A – Accurate（內容準確無誤）
報告的準確性不僅是指文法（grammar）、標點（punctuation）與串字（spelling），更重要是其內容要敘述正確、實事求是，準確無誤是報告寫作的基本原則。
B – Brief（內容簡明扼要）
報告的長度，一般取決於內容及其正式程度。正式報告（formal reports）的篇幅一般會較長，而非正式的（informal reports）則會較短。不論哪種報告，使用的語言必須簡潔、流暢、切忌囉嗦冗長（verbose），務求以最少文字，完整及清楚地表達所需意思。
（詳情讀者可搜尋筆者兩年半前的文章「講重點－踢走冗長字句」）
C – Clear（結構清晰）
以清晰標題與副標題，表示不同的部分、段落、層次、要點等，從而加強邏輯性，使讀者一目了然。
D - Decisive（建議果斷明確）
多數報告都會有建議及結論的部分，同時也是報告的核心。因此撰寫時，應確保該部分是經過充分的論證而得出， 而且點子要明確果斷，切忌模棱兩可。
除了以上的ABCD，撰寫英語商業報告時， 還要著重修飾語言文字，例如適當地使用被動式及較高階的詞彙。
1. 使用被動式 （Use Passive Voice）
在某些情況，我們會把重點放在過程上，至於是誰把事情完成，並不重要，不值一提。這時便需要用被動式，帶出動作已被完成，而把主語（subject）刪掉。
例如：
- The promotional offer will be delivered to the target audience multiple times via various sources.
- The above preventive measures will be implemented in due course.
商業報告中，切忌使用口語化的詞彙，如 good、bad、nice、huge、get、kind of等；相反地，使用一些較為正規的用詞，甚至一些較高層次的詞彙，可給人專業、認真的感覺。
例如：
- The revamped training system incorporates (includes) numerous (many) visual aids.
- The focus group collected (got) their data by conducting (doing) face-to-face interviews.
- The interpretation of the sales data is unconvincing/ questionable (wrong).
- Ensuring a sizable/ substantial (big) sample of subjects is vital/ essential (a must).
Frankie Chan
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