高效會議

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當確定發言安全與有效執行之後，首先主席善用引導方法發揮效果。在議程所定的範圍內，盡可能鼓勵參與，踴躍發言，對於提出的論點不予評論，但對於主題的掌握則必須精準且敏銳，切忌離題或過度複述。為了確保議題的討論能夠聚焦，建議可以依照下列的步驟：

首先，可以從現況與目的、原因（成因），也就是Why的討論。與大家關聯性提高; 不得不開這會議的必要性提高!

其次，如何集思廣義有那些項目與改善作法，也就是請夥伴多給些What的討論。

最後，在歸納結論時，必須提出共識後可行的How建議，進而成為執行的依據。

為顧及發言者怯於在公眾場合表達意見，一個相當有效且能精準表達意見的方式就是使用發言單（意見單），主席可於適當時機引導，以書面的方式陳述意見，一來可以有效節省會議時間，二來也可以讓與會人員有充分表達意見的機會，如此，日後再出席會議時，參與的程度必定高過僅出席卻未發言的「旁觀者」，另外，對於決議及結
論的支持與執行程度，也會高於旁觀者許多。

總結來看，開好一場會議就像是參加一場實境的問題解決教育訓練課程，不但能夠解決議程中的所列的問題，還能透過嚴謹的引導，發展出高效率的團隊問題解決方式，而對於決議的執行方式也是提昇執行力的關鍵（行必果）。

有效會議下一個操作型定義，應該是：「會而能議、議而能決、決而能行、行而能果」，也就是「參與者充分討論並達成共識，落實執行且展現具體成效」。有幸參與這樣的會議，不但是有要溝通、解決問題的過程，更是集體學習的最佳時機。