2014-02-15

10個令人抓狂的Email用法

返工第一時間,誠惶誠恐打開電郵信箱,逐封逐封巨細無遺地細閱(目的︰慎防中伏「瀨嘢」)、小心翼翼地回應(慎防中伏「瀨嘢」)、存檔(慎防中伏「瀨嘢」);之後巨細無遺地翻閱下一封(慎防中伏「瀨嘢」)、小心翼翼地回應(慎防中伏「瀨嘢」)、存檔(慎防中伏「瀨嘢」)……分不清楚到底做實事緊要,還是慎防中伏「瀨嘢」緊要。而偏偏,在慎防中伏「瀨嘢」的過程中,就「瀨晒嘢」了!


10種「瀨晒嘢」
1/ 強迫症式查收email︰以為唔check唔安樂,實情是愈check愈難安樂,而時間就這樣被吞噬。

2/ 洪荒回應︰世界上充斥著太多為回而回的電郵,毫無重點。最經典的可數「Please confirm」來,「We will get back to you soon」去,再搭句「All the best」。事實上,對收件者來說,最大的祝福是唔好再覆。

3/ 十問九唔應︰「洪荒回應」煩,而要回唔回亦夠討厭。電郵不覆、電話不是不接就是接不通……不是要每每打卡報到,但必須確認的細節,做不做到都請通知聲。

4/ 一輪嘴唔斷氣︰現代人的注意力每況愈下,據《Forbes》雜誌早前報道,我們已踏入史上注意力最短的時代,平均注意力從2000年的12秒鐘,縮短至2012年的8秒,故用字宜精簡。真的不得不長篇大論的話,就分段! 

5/ 文盲打字︰偶爾一兩個Typo情有可原——留意,10封email才一封出現一兩個是情有可原,封封句句都有一兩個錯字就罪無可恕。輕則被笑到面黃,重則分分鐘得失老闆或大客。

6/ 無主旨、亂作主旨︰email主旨很重要,沒寫主旨都算,有人亂吹,例如內容明明是嚴肅公事,卻為求爭取「點擊率」,嘩眾取寵以「有著數」為主旨,唔好笑囉!

7/ 亂標籤「Urgent」︰你有嘢做,明白——因為人人都有嘢做。為甚麼非要將人家迫到絕地死角不可呢?為求自己方便,要人死趕爛趕,怎麼都說不過去。如果不是十萬火急,請別以「Urgent」干擾他人的工作節奏。而且,《狼來了》聽過嗎?

8/ 全部大楷︰DO YOU WANT TO READ THIS? COULD YOU PLEASE STOP SENDING MESSAGES ALL IN CAPITAL LETTERS?

9/ 煩死人「cc」、「Reply all」︰的確,cc和Bcc分分鐘可以「救人一命」,而且亦是「我有做嘢」的如山鐵證,但都不是濫用的藉口。尤其是針鋒相對、唇槍舌劍的輪迴通信,江湖事江湖了吧,別濫殺無辜。

10/ 喪加喪改︰「amended」、「revised」、「ver.1/ ver.2.2/ ver.3.3.3」……不如,不如睇清楚才按「send」啦,好嗎?大恩大德,唔該晒。

一句講晒︰與其求神拜佛望人地用email用得有品,不如試試改善自己的使用習慣——設定每天收發時間;每日1次起2次止;每次以30分鐘至60分鐘為宜;其餘時間則連來信提示功能都乾脆關掉。這樣,自能安安樂樂,人家點「玩」就是人家的事。(Sorry,客戶服務等工作範疇除外。

CTgoodjobs(http://www.ctgoodjobs.hk)

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