2015-09-26

10個讓你工作效率提升的方法和App

(大 紀元記者凌妃綜合報導)為了提高工作效率,曾經開車時看簡訊嗎?停紅綠燈還在查收電子郵件嗎?如果是這樣,你真得好好思索在新的一年徹底改掉這些壞習慣 了。其實,一些有效率的工作方法是可以慢慢養成,還能真正做到事半功倍的效果,所以不要再讓以上危險的壞習慣成為提高工作效率的藉口。

工作時專注、不分心,可以提高生產力與效率,這是不爭的事實。一位美國企業家西蒙斯(Michael Simmons)12月19日在《企業家》(Entrepreneur)雜誌發文提到,有10個秘訣可以馬上提升你的工作效率。讓我們一起來看看這10個方法吧。

1. 將一天分割成許多的15分鐘



每天要處理的雜事很多,我們常被這些瑣事搞得心情很差,讓工作無法專一。西蒙斯說,當一個時段只做一件事時,工作效率會變得很好。(Fotolia)

每天要處理的雜事很多,我們常被這些瑣事搞得心情很差,讓工作無法專一。西蒙斯說,當一個時段只做一件事時,工作效率會變得很好。研究發現,工作無法專注會降低40%的工作效率。一些研究也提到,人能專心的時間並不長,約15-25分鐘。因此,如果將工作時間切割成以15分鐘(或25分鐘)為單位,在這段期間內不受到其他事情干擾,專心完成一件任務,做完再休息,這樣工作效率就能提高。

【方法】一週的開始先做好工作計畫,並清楚了解自己本週將完成的任務是什麼。然後,將每個任務分到以15分鐘為單位的時間段,設定務實、可執行的完成期限,但是不能刻意浪費時間。
【輔助App】TimeDoctor是一款協助用戶做好時間管理的應用程序,它可以精確追踪每人每天工作中的每個任務,並協助管理個人工作以提高生產力。

TimeDoctor是一款協助用戶做好時間管理的應用程序,它可以精確追踪每人每天工作中的每個任務,並協助管理個人工作以提高生產力。(凌妃/大紀元)

2. 真誠的態度,千萬不要浮誇不實



當時間快到任務還沒完成時,不能給自己任何藉口拖延或是感到壓力,此刻心要定,迅速回顧整件事,想想看可以如何改進,爭取最後成功完成的機會。(Fotolia)

一項最新的研究顯示,重承諾的人是受到尊重的。西蒙斯表示,依他的個人經驗,誠信地完成有質量的工作有助於和團隊間建立深厚、信任的關係,同時還能減輕個人的心理壓力。研究也表明,能掌控個人工作進度與行程者,其心理疲勞也相對減少。

【方法】西蒙斯的做法是:1)多25%的時間給預計完成任務;2)因為很多工作需要協同完成,所以要有可能會延遲的心理準備;3)為了將事情做成,很可能需要參與所有與協作相關的任務;4)相信直覺:如果認為自己管太多時,試試放手一下。 當時間快到任務還沒完成時,不能給自己任何藉口拖延或是感到壓力,此刻心要定,迅速回顧整件事,想想看可以如何改進,爭取最後成功完成的機會。
【輔助App】iDoneThis每天會自動發送郵件,團隊裏每個人的工作任務和進度都一目瞭然。用戶能自行發布已完成的內容,團隊成員可以跟評,有助於做好後續的工作。

3. 待辦事項清單(To-Do Lists)擺一邊,行程表才是工作效率提升的王道



先將代辦事項優先順序化,然後給予合適的時間完成這些任務,最後,將這些工作一一擺入一天的工作行程裏。(Fotolia)

西蒙斯計畫一天工作之始起於截止期限(下午5:30),怎麼說呢?他先將代辦事項優先順序化,然後給予合適的時間完成這些任務,最後,將這些工作一一擺入一天的工作行程裏。工作時,只要和工作沒有直接相關的瑣事,西蒙斯就不予理會,甚至也不會接毫無關聯的電話,就是全心專注在工作上。他的經驗說明,這樣他能做出很多具生產力的決策。
時間表會強迫你面對「還有多少時間」以及「你已完成多少事」的現實。特定時段完成特定任務,讓你不再有耽擱延誤的藉口;特定時段裏,你不會猶豫不決,而是必須在規定的時間內完成任務,因為你已經做出了決定。

4. 設定明確的目標並不停地提醒團隊



研究發現,哪怕只是細微的目標提醒,都能讓員工做出為達到目標的決定的努力。(Fotolia)

研究發現,哪怕只是細微的目標提醒,都能讓員工做出為達到目標的決定的努力。西蒙斯提到,白宮橢圓形辦公室(Oval Office)以及麗思卡爾頓酒店(Ritz Carlton)每天的會議中都會向他們的團隊談論到工作目標。設定總目標,並將總目標向下分為5個可季度實現的次目標。西蒙斯會將這5個小目標寫在索引卡(Index Card)上,一張隨身攜帶,另一張貼在電腦前面。當他發現工作分心時,他會再度檢視他的季度目標卡,並反問自己:是否目前做的事與目標達成有關?
如果沒有直接相關,他仍會繼續做。西蒙斯還會在每週的例會上,對他的團隊重申這些目標,讓大家知道他們是否在對的方向前行,或是需要哪些改變以達到目標。
【輔 助App】用戶可以透過Google Keep建立記事本、備忘錄,並與他人分享與協作。Google Keep還會將記事和備忘錄同步到 Google,讓用戶以及共用的對象(如:秘書或是助理)隨時隨地在 Android 手機、平板電腦和 Android 穿戴裝置上,透過 Chrome和網絡查看、更新並存取記事。

5. 讓便條貼提醒你



西蒙斯會將這些必須優先處理的事寫在便條貼上,並將它們貼在電腦螢幕的左上方。他說,除非這件事做完,否則就不會上床睡覺。(Fotolia)

西蒙斯每晚都會計畫隔日必須執行的最重要5件事,他界定須優先處理重要事的原則是:緊急與否以及投資報酬率(Return On Investment,ROI)。西蒙斯會將這些必須優先處理的事寫在便條貼上,並將它們貼在電腦螢幕的左上方。他說,除非這件事做完,否則就不會上床睡覺。
西蒙斯習慣在早上處理優先事情,有時候即使沒有播放音樂,他也會戴上耳機,因為這樣做其他人就不會打斷他工作。
有研究表示,環境對決策過程起到巨大的作用。而這些貼在電腦前的便條貼,就創造了讓西蒙斯在工作時能保持專注的環境。

6. 要有人監督和提醒你的工作進度



當你必須完成一項任務時,卻心神懶散沒有動機去做,怎麼辦呢?這時你的助理或是主管就必須擔負起提醒或監督你的責任。(Fotolia)

當你必須完成一項任務時,卻心神懶散沒有動機去做,怎麼辦呢?這時你的助理或是主管就必須擔負起提醒或監督你的責任。如果你是主管,必須每週和你的助理開會,確認你已經完成了多少任務,助理必須隨時跟蹤主管完成任務的進度。主管在特定時間內完成特定任務也必須讓助理知道。如果你是員工,那主管定期檢視你的工作進度更是應該的。同事正面的壓力將使工作更有效率。

7. 不需隨時盯著電子郵件



西蒙斯發現,90%的電子郵件都是垃圾郵件,或者有些公司信件也多是副本收件,不是特別緊急,只要上班時間回覆即可,所以沒有必要隨時緊盯著電子郵件。(Nicholas KAMM/AFP)

西 蒙斯發現,90%的電子郵件都是垃圾郵件,或者有些公司信件也多是副本收件,不是特別緊急,只要上班時間回覆即可,所以沒有必要隨時緊盯著電子郵件。他通 常一天只收查3次電子郵件:上午、下午和晚上,但真正回信是晚上時間,上午和下午只是確認電子郵件中是否有緊急事件需要處理,並刪除一些垃圾郵件。西蒙斯 白天時間會與團隊在一起。西蒙斯說,他這樣做之後,工作更有效率;白天他就儘量專注於處理高附加價值的事。美國加州大學的一項研究也發現,那些不常檢查電子郵件的人工作更有效率,而心理上的壓力也比較輕。

8. 確認你的時間是花在企業成長上



西蒙斯說,他希望有超過50%的時間是花在綠色編碼的事務上,也就是企業成長。(Fotolia)

西蒙斯使用Google Doc軟件以及顏色編碼系統,協助他清楚了解哪段時間做了哪些事,例如:他用紅色代表例行工作事務;綠色代表與企業成長相關的策略。他每週的目標就是讓綠色的編碼多於紅色的編碼。西蒙斯說,他希望有超過50%的時間是花在綠色編碼的事務上。【輔助App】Google文件(Google Doc)是一款線上文書處理軟件,透過它用戶能夠線上建立和編輯文件,並與其它用戶即時協作。

9. 先處理簡單重要的事,再做困難重要的事



每天要處理的雜事很多,我們常被這些瑣事搞得心情很差,讓工作無法專一。西蒙斯說,當一個時段只做一件事時,工作效率會變得很好。圖為TimeDoctor App。(凌妃/大紀元)

西蒙斯總是在一天的開始先處理簡單重要的事,因為它們可以快速被解決。困難重要的事需多花點時間思考與運籌帷幄,所以就擺在簡單重要的事之後處理。有時候在處理完一件容易的事情之後,再回過頭看看困難重要的事時,會有多一點想法。通常西蒙斯會將容易和重要的任務先完成,然後再處理困難度大且重要的事情。
斯坦福大學社會學家福格(BJ Fogg)的研究顯示,通過小任務的完成,能大大提升一個人繼續做下去的動機。其他的研究也表明,小小的勝利將點燃快樂、參與感和創造力。

10. 以日記開啟一天



西蒙斯每天早上的工作是從寫日記開始。他每天寫下一頁關於他的更大目標、一天的目標以及對目標的感受。(Fotolia)

西蒙斯每天早上的工作是從寫日記開始。他每天寫下一頁關於他的更大目標、一天的目標以及對目標的感受。有時候他會寫下如何實現這些目標的方法;有時候會寫下達成目標的信心水平。基本上,他會為自己打氣。有時候他也會找出任何阻撓完成目標的絆腳石。但是,他不會在日記上寫流水帳,而是以一種純粹的思維模式體現。假如靈機一動突然有新點子出現,他也會把它記下。
寫日記是一個將心靈沈澱純淨的過程,可以讓你更專注,每天都過著完美的一天。一篇學術論文顯示,多數人無法達到目標是因為他們無法控制自己的情緒,但是通過另一種情境來反思我們已經做的事,卻可大幅度增加目標達成率。**
責任編輯:李熙

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(大紀元記者凌妃綜合報導)大學或研究生畢業一定能找到好工作?工學院或信息(計算機)相關學系專業一定受雇主青睞?也許這些「硬」背景在求職時可加點分,但研究顯示,擁有一些「軟技能」(Soft Skills),諸如:團隊協作、溝通技巧與組織分析能力等,在應徵和面試時更能受到企業主的看重。

美國企業管理暢銷書作家柏納德·馬爾(Bernard Marr)近日在LinkedIn發文表示,想在2015年快速找到工作必須要擁有10項技能,而這些技能並不是一般人認為的名校光環或是熱門專業,或是各式各樣的證照等硬指標,而是一些大部份求職者都缺乏的「軟技能」。

雇主最希望新進員工具備的技能是什麼?

據全美大學與雇主協會(National Association of Colleges and Employers, NACE)最近發布的一份調查報告顯示,企業主最想在2015年招聘的員工應具備的技能,結果前10名的技能是:

1. 具備團隊精神
2. 必須有決策與解決問題的能力
3. 能夠與組織內外部人員交流和溝通
4. 有計畫、組織以及安排事情優先順序的能力
5. 有取得並處理資訊的能力
6. 有統計分析的能力,如:分析量化資料(Quantitative Data)
7. 與工作相關的技術知識
8. 專精於電腦軟件程式
9. 具有創造、撰寫與編輯報告的能力
10. 具有銷售與影響他人的能力

從以上的排名看來,很明顯的前5個雇主最希望員工擁有的技能都是軟實力,也就是說這些技能都是關於新進員工得以和他人有效互動的技能,而這些技能也都是構成「情緒商數」(Emotional Intelligence Quotient, EQ) 的主要面向。

這些雇主所看重的技能多是學校教學中所缺乏的。名列前10種最受雇主歡迎的技能中,排名6-10的技能較傾向特殊專業,其中包括:分析能力、書寫與溝通技巧以及電腦技能等。

完善個人的軟技能

想在2015年快速找到工作必須要擁有10項技能,而這些技能並不是一般人認為的名校光環或是熱門系所專業,或是各式各樣的證照等硬指標,而是一些大部份求職者都缺乏的「軟技能」。(Fotolia)
人力資源網站CareerBuilder的一項調查顯示,有71%的企業在招聘員工時,他們視面試者的EQ要比IQ還得更重要。所以,想在2015年求職過程中更具競爭力與順利,就必須多在個人軟技能上用心。馬爾在他的博文中建議,有3個方法可以提升個人的「軟技能」。
1. 你曾經在履歷上強調過自己的軟技能嗎?馬爾說,其實,只要在履歷上提到擁有團隊協作的經歷與能力,就可以很容易地引起雇主的注意。所以,要記得將相關的軟技能寫在履歷上或是面試時要提到。
2. 列出幾項你缺乏的軟技能,並採取改善措施。例如,你一直不善於時間管理,這時可以買一本書或參加相關研習與訓練,來幫助你提這方面的技能。在面試時,若有合適的機會,馬爾建議,可以告訴面試官你正在從事這方面的訓練。
3. 別人曾經對你的軟技能給過中肯的反饋嗎?如果你對你的軟技能是否達到標準還存疑時,可以諮詢幾位值得信任的朋友或同事的反饋意見,請他們具體指明需要改進的地方。因為唯有知道自己的缺點,才能做出務實的改善。

必須具備的新技能:數據分析能力

隨著企業龐大的、不斷攀升的視頻、音頻以及圖像激增,巨量數據(Big Data)在公司各部門將扮演愈來愈重要的角色。IDC估計,2015年全球和巨量數據相關的軟件、硬件以及服務的總支出將高達1,250億,相較現在至 少增長3倍。因此,擁有數據分析的能力益顯重要。
馬爾提到,因為科技在現代商務決策環境的作用很關鍵,所以能運用電腦技術將龐大的數據轉換為有用的與高附加價值的信息,就顯得相當重要。他建議,可 以在2015年培養數據分析的相關技能。但是,馬爾也強調,即便擁有專業技能,也不能在軟技能方面落後。因為缺乏「軟技能」,還是無法找到好工作的。**
責任編輯:李熙 

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