2016-09-24

【商業英語】寫報告要識ABCD法則(Frankie Chan)

商業報告應要遵守的ABCD 原則,即是AccurateBriefClearDecisive。文章最後會並列出兩個有關語言文字上的提示。


A Accurate(內容準確無誤)
報告的準確性不僅是指文法(grammar)、標點(punctuation)與串字(spelling),更重要是其內容要敘述正確、實事求是,準確無誤是報告寫作的基本原則。

B Brief(內容簡明扼要)
報告的長度,一般取決於內容及其正式程度。正式報告(formal reports)的篇幅一般會較長,而非正式的(informal reports)則會較短。不論哪種報告,使用的語言必須簡潔、流暢、切忌囉嗦冗長(verbose),務求以最少文字,完整及清楚地表達所需意思。
(詳情讀者可搜尋筆者兩年半前的文章「講重點-踢走冗長字句」)
 
C Clear(結構清晰)
以清晰標題與副標題,表示不同的部分、段落、層次、要點等,從而加強邏輯性,使讀者一目了然。

D - Decisive(建議果斷明確)
多數報告都會有建議及結論的部分,同時也是報告的核心。因此撰寫時,應確保該部分是經過充分的論證而得出, 而且點子要明確果斷,切忌模棱兩可。

除了以上的ABCD,撰寫英語商業報告時, 還要著重修飾語言文字,例如適當地使用被動式及較高階的詞彙。
1. 使用被動式 (Use Passive Voice)
在某些情況,我們會把重點放在過程上,至於是誰把事情完成,並不重要,不值一提。這時便需要用被動式,帶出動作已被完成,而把主語(subject)刪掉。
例如:
  • The promotional offer will be delivered to the target audience multiple times via various sources.
  • The above preventive measures will be implemented in due course.
2. 適當地使用較高階詞彙(Appropriately Use More Advanced Vocabulary)
商業報告中,切忌使用口語化的詞彙,如 goodbadnicehugegetkind of等;相反地,使用一些較為正規的用詞,甚至一些較高層次的詞彙,可給人專業、認真的感覺。
例如:
  • The revamped training system incorporates (includes) numerous (many) visual aids.
  • The focus group collected (got) their data by conducting (doing) face-to-face interviews.
  • The interpretation of the sales data is unconvincing/ questionable (wrong).
  • Ensuring a sizable/ substantial (big) sample of subjects is vital/ essential (a must).


Frankie Chan

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